仕事でも勉強でも、すぐに取りかかれない経験はないでしょうか?

「すぐに終わらせることができる仕事だから、とりあえず後回しにしよう」

 

しかし、すぐに取り掛からないことによって、モチベーションが下がり、どんどん仕事に追われていきます。

 

どんな会社でも仕事をパパッと短時間で終わらせる人は信頼されます。

仕事を終わらせるのが遅く、社内での居場所がなくなる前にすぐ取り掛かれる人に変わっていきましょう。

 

時間の経過と共にクオリティーは低下する

与えられる時間はみんな平等です。

しかし、その限られた時間を有意義に過ごすことができる人がいます。

 

それは「すぐやる人」です。

 

仕事でも勉強でもそうですが、任せられた瞬間、やらなきゃと思った時が一番モチベーションが高い時です。

「まだ期限あるし、まあいいか…」そう言った瞬間からどんどんモチベーションは下がっていきます。

 

そしていつの間にか頭の片隅からも消えてしまい、後々焦って取りかかることになります。

これではクオリティーもひどいものです。

「あれもこれもやらなきゃ」と追い詰められマルチタスクをするようになったら最悪です。

一つのことにしっかりとフォーカスできないことはさらなるクオリティーの低下を招きます。

 

なんとか納期に間に合わせたところで、期限内に仕事をすることは当たり前。特に高い評価は与えられません。

そして低いクオリティー。むしろ評価を下げるきっかけにもなり得ます。

 

一方で、そのタスクが生まれた瞬間から取り掛かれる人は、最初の高いモチベーションのまま仕事を進めることができます。

予定を前倒しで行うことで、仕事や勉強に必要な資料や道具を調達する時間も生まれます。

時間がなくなり後がない人にはこんな時間は作ることができません。

 

高いモチベーション、時間の余裕、必要な資料。これだけ揃っていればある程度のクオリティーのものが仕上がるはずです。

そして期限より早く仕事を終えることで、評価が高くなります。

 

期限はギリギリ、低いクオリティー。

期限より早く完成。高いクオリティー。

次回仕事を頼むとしたらあなたはどちらに任せますか?

 

すぐに仕事に取りかかるためには

・とりあえず簡単な作業をしてみる

仕事を与えられた時点ですぐできる簡単な作業をしてしまいます。

例えばエクセルで資料を作って欲しいと言われたら、とりあえずエクセルを起動し、データの入力を行うと言った感じです。

 

これは私生活でも意識的に行い習慣つけていきます。

食事の後の皿洗いめんどくさい → とりあえずお皿を1枚洗う

筋トレしたくない → とりあえず腹筋1回行う

掃除したくない → とりあえず掃除機を出す

 

意外と最初に簡単な作業をすると、徐々にエンジンがかかってきて仕事に取りかかることができます。

あなたが思うほど、その仕事は難しくなく、すぐに終わるものだと実感するはずです。

 

・週の始めに1週間の予定を立てる

1日の予定を決めるのに、その日1日のTODOリストを作る人がいます。

これはやるべきことを可視化し、予定を組みやすいです。

 

1週間ごとに予定を組むと、さらに効果的に仕事を行うことができます。

曜日ごとに行なっている仕事や、先々の予定に向けての準備ができるようになります。

例えば、

土日は子供と遊びに行きたいから、平日のうちに庭の草むしりを終わらせておく。

来週の月曜日に会議があるから、今週中に資料をまとめておく、といった形です。

 

1週間の予定を時系列で書き込むと意外にも空いている時間がたくさんあることがわかります。

もしその日のうちに仕事が終わらなかったときや、問題が起きたときも臨機応変に仕事を回すことができます。

1日単位ですとどうしても仕事が終わらないとイライラしたり、慌ててしまったりします。

1週間単位でのスケジューリングで余裕を持って仕事を終わらせることができます。

その上で次の1日単位のTODOを作りましょう。

 

・朝一番に1日のTODOリストを作る

先述したように、1週間ごとのスケジューリングを行なった上で、1日単位の予定を決めて行きます。

 

時間を無駄に過ごしてしまう人は、「毎日何をすれば良いのか整理ができていない人」です。

工場のラインでも作業員がどんな作業をすれば良いのか理解していないと、ラインが止まり、どんどん仕事が溜まっていきます。

これと同じ状況が頭の中で起きています。

 

よくスマホアプリのTODOを使う人がいますが、うまく時間を使えない人は要注意です。

スマホは誘惑の塊です。

TODOリストを見ようとしただけなのに、SNSを見てしまい、YouTubeを見てしまい、気づいたら1時間経っていたという経験がある人もいるはずです。

 

スマホはタイマー機能やプッシュ通知など便利な機能が多いですが、上のような経験がある人は紙にTODOリストを書くようにしましょう。

 

・集中する

仕事を早く終わらせる人は長時間ずっと集中しているように見えます。

しかし人間の集中力はそんなに長い間持続しません。

集中力を維持するためには「こまめな休憩」が必要です。

 

私の場合は50分集中して仕事をして10分間休憩するというスタンスを取っています。

1時間という区切りですとわかりやすいですし、疲れることもありません。

10分間はちょっと歩いてみたり、瞑想をしてみたり、ぼーっとしてみたり仕事のことは忘れます。

 

この時はタイマーを使っています。上でも書いたようにスマホを使ってしまうと思わぬ時間ロスが生まれる可能性があります。

 

・マルチタスクをやめる

マルチタスクは効率が良いと思っている人は多いです。しかし、一番効率の悪い方法です。

意識がいろんなところへいってしまい、集中力が続かない、エネルギーの無駄です。

最終的に仕事が終わらないか、中途半端な出来になります。

 

まずは一つのことに集中して一つ一つ終わらせていくことが、回り道のように見えて一番早い方法です。

・最初から100%を求めない

最初から100%の物を作ろうと考える人がいますが、これも仕事に取りかかることを遅くしています。

30%の完成度よりも100%の方がいいですが、最初から100%を目指してしまうと、途中で嫌になったり、むしろ最初からプレッシャーや責任などでやる気が起きなくなってしまいます。

 

まずは60%の完成度のものを作ってみる、それから改良を重ねて100%に近づけていった方のが、ハードルも下がり取り組みやすくなります。

 

やり残している仕事はないか?

中途半端、取り掛かっていない仕事があるのであれば、最初の小さな作業でも始めていきましょう。

椅子に座り机に向き合う。ノートを開く。パソコンを立ち上げる。

 

その最初の行動が、これから先の有意義な時間、評価に繋がってくるのです。

 



KOZ
/自己PR・経歴/27歳。マーケター。起業・独立コンサルタント。

国立大学を中退。フリーター、会社員としてショップの店長を経験後、独立。

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